Ghidul organizatorului ambițios

Săptămâna aceasta am avut plăcerea de a organiza a 5-a ediție de #fărăfiltru. Un eveniment local destinat dezvoltării comunitare. Știi tu, întâlnirea aia în care ai oportunitatea de a cunoaște oamenii care pășesc pe aceleași străzi ca și tine, dar și poveștile lor, așa cum sunt, cât se poate de life-as-we-know-it și nefiltrate!

Mie unul mi se pare fantastic să descopăr oameni care se descurcă de minune, mai ales aici în Arad. Acei oameni cu pasiuni și visuri mărețe! Nu știu, mă ambiționează. Mă face să vreau mai mult de la mine și totodată îmi dă speranță!

Probabil că vei spune “Bun; și ce am eu de câștigat ascultând poveștile altora?”
Poi știi și tu că povestirea sau story-telling-ul este cea mai longevivă formă de a învăța pe cineva ceva. Că doar n-o să-i spui omul ce trebuie să facă pentru a supraviețui. Nu ești șeful lui.

Nu funcționăm așa! Nu ne place să fim controlați, să simțim că cineva ne impune ceva. Suntem animale libere! 
Dar îi vei spune ceea ce ai făcut tu, ceea ce ai simțit tu și ce ai extras din trăirile tale; lăsându-l pe ascultător să extragă cele necesare, în funcție de trăirile pe care le-a avut, situația în care se află sau situațiile în care crede că se va afla în viitor.  

Mie unul, nu-mi place să mi se spună ce să fac sau ce ar trebui să fac, chiar dacă este în favoarea mea. Dar îmi place emoția, îmi place poveștile frumoase care mă inspiră, care îmi arată un rezultat și care mă face să-mi doresc mai mult de la mine.

Asta face #fărăfiltru. Asta facem noi și asta mi-ar plăcea să faci și tu!

Știi, e fain să fi organizator. E fain să faci acel ceva orașului tău. Chiar și o întâlnire în care un minim de doi necunoscuți devin cunoscuți, prieteni sau parteneri. În care cineva devine un pic mai conștient. Un pic mai altfel!

Și poate cel mai frumos e atunci când sufli viață într-o idee născocită cândva la o haleală. O chestie cândva din căpșor și acum un produs palpabil. Folosit nu doar de tine ci și de cei din jur.

O idee ce crește precum un copil, producând schimbare și emoție pozitivă. De neprețuit!

Și mă întrebam într-o dimineață, în timp ce-mi sorbeam sfânta cafea, de ce să nu împărtășesc un mic ghid în favoarea potențialilor organizatori.

Însă atenție mare căci necesită ceva ambiție și muncă. Nu e deloc un drum scurt și nicidecum ușor. Dar cu siguranță merită! Merită pentru că e cu totul și cu totul o altă viață. Adică nu mai trăiești o viață oarecare ci-ți trăișeti viziunea. Înoți în propria ta creativitate. O trăiești și o expui în lung și-n lat!  

Din punctul meu de vedere orice comunitate, indiferent de mărimea sa, ar avea nevoie de cel puțin un organizator. Unul care să mobilizeze oamenii, care să introducă frecvent conținut nou în viețile lor și aducă noi conexiuni sociale. Conexiuni sociale? Mă rog, cunoștințe, amici, parteneri de orice tip. Înțelegi tu!

Deci ce presupune un bun organizator? Haha! Poi, să fi un idiot desigur; adică să ai o grămadă de idei și o echipă pe cinste.

Pentru că echipa face toți banii, la propriu și la figurat! Și asta am învățat-o urmărind evenimentele Startup Weekend, unde zici că totul e controlat de Dumnezeu!

Măi, echipa e cea care duce o ideea spre succes ... sau eșec.

Și cum arată echipa asta pe cinste? O echipă a cărei membrii se înțeleg. Au acea chimie! There’s chemistry between them, cum zic cei de peste ocean. Și sunt de încredere. Își lasă ego-ul acasă și au abilități practice, complementare și un apetit pentru învățare.   

O dată cu grupul e nevoie și de un limbaj comun. Acele unelte de muncă. Vei dori să cunoști metoda optimă de comunicare în echipă. Unii vor dori să vă întâlniți față-n față, alții vor fi mulțumiți cu un telefon, un mail sau la o discuție online.

Noi, la #fărăfiltru, avem o ședință săptămânală unde ne vedem la o ceainărie și discutăm cele importante. iar în restul zilelor folosim Facebook-ul, ocazionalul SMS și Trello pentru task management.  

Este foarte important ca toți membrii echipei să fie extrem de bine informații. Să nu există nicio verigă slabă. Toată lumea trebuie să cunoască minimul necesar - adică răspunsurile întrebărilor: De ce? Când? Cum? Și unde facem ceea ce facem?

Dacă simți că un membru este mai slab ca celălalt, este vina ta. Remediază situația imediat ce ai conștientizat acest lucru.

Și un alt lucru foarte important: fără secrete și minciuni. Spune adevărul întotdeauna. Și pe față! Nicidecum întoxicând pe ceilalți membri cu bârfe și alte cele. Toată lumea vrea să știe despre toată lumea.

Transparența într-o echipă trebuie menținută 100%. De asemenea, fiecare membru își are partea sa egală a proiectului.

Noi suntem cinci în echipă. Fiecare are 20% din proiect și toate deciziile sunt supuse la vot.

Un alt sfat important; fiecare membru vrea cel puțin un lucru să facă. Vrea un rol, să aibe importanța sa. Icsulescu e aici pentru că e responsabilul de asta și asta și este foarte bun pe aria cu tare. E foarte bine să știi care sunt abilitățile tale, ce-ți place să faci și la ce te pricepi cel mai bine!

MON_9307.JPG

Făcând un lucru cu plăcere înseamnă că îți pasă; deci va ieși la o calitate superioară.

La #fărăfiltru avem 2 tabere: facilitatori și vorbitori.

Facilitatorul se ocupă de deschiderea și buna desfășurare a evenimentului. Inclusiv de asigurarea logisticii. Iar vorbitorul, ei bine, se pregătește de cele 10 minute de împărtășanie în fața publicului.

Nu scapă nimeni! La fiecare ediție se schimbă rolurile. Vorbitorii devin facilitatori iar facilitatorii vorbitori. Astfel se asigură o dezvoltare a echipei și descoperi specializările fiecărui membru sau acel ce-i-face-lui-plăcere-să-facă-și-o-face-bine!

E foarte important ca echipa să formeze o experiență de bază încât dacă apare vreo problemă (se îmbolnăvește sau pleacă cineva) să poată oricare dintre membri să umple golul.

Ș atunci, în cazul în care dorești să organizezi un eveniment, vreau să știi câteva chestii pe care le-am adunat de-a lungul timpului.  

Este foarte important să cunoști nevoile participanților. Și nu, nu trebuie să ieși în stradă să-ți pierzi timpul pe diverse cercetări. E suficient să experimentezi la fața locului, organizând și reorganizând.

Am scris mai sus că membrii echipei vor dori să-și lase ego-ul acasă. Asta înseamnă că nu organizezi evenimente pentru tine și echipa ta. Faceți un lucru cu scopul de a rezolva o problemă pe care ați obserbat-o în comunitatea voastră. Cum am văzut și noi.

Noi credem că arădenii nu-și expun suficient punctul de vedere. Nu se exprimă și nu-și împărtășesc trăirile. Fiecare în lumea lui, indiferent și agitat. Așa că am creat o întâlnire care să le gâdile tălpile. Să-i ajute să comunice și să se regăsească atât pe ei cât și între ei.

Îți recomand o carte foarte fain scrisă și ușoară care te va ajuta să înțelegi nevoile invitatului, a organizatorului și a publicului - Confesiunile unui vorbitor public scrisă de Scott Berkun. Chiar merită!

Acum hai să vedem așteptările de bază ale unui participant. Pune-te în scaunul lui și spune-mi ce așteptări ai de la evenimentul ce urmează să înceapă. Hai, imaginează-ți! Și o să te gândești că...

- vrei să înveți ceva
- dorești inspirație
- speri să te distrezi
- ai o nevoie pe care speri că evenimentul ți-o va satisface
- dorești să întâlnești alți oameni pasionați de subiect
- cauți o experiență pozitivă pe care să o împărtășești și altora
- sau ești aici pentru că ai fost obligat de șeful, părinții, profesorii sau partenerul tău de viață.

Și acesta ar fi ghidul, dragul meu viitor organizator. Să ai o idee, ambiție - adică să dorești să duci ideea la realitate! - să ai o echipă - pentru că ești un animal social și nu vrei să supraviețuiești de unul singur - să cunoști nevoile participantului și să-i îndeplinești măcar 6 din cele 7 așteptări. Mă rog, a șaptea nici măcar nu e o așteptare. It’s a fact!

Crează un eveniment conform așteptărilor lor și vei fi nevoit la un moment dat să cauți o sală mai mare. Asta te asigur!   

Dar parcă  lipsește ceva nu-i așa? Ok, ok. Bine, m-ai prins!

Cum îți umpli scaunele aka. cum popularizezi evenimentul?

Ei bine, totul începe cu un cerc de prieteni iar dacă faci treabă bună, prietenii voștri vor recomanda experiența - atenție, experiența! - prietenilor lor. Și tot așa. Pentru început ăsta ar fi cel mai sigur și frumos mod de a crește. Cucerind de la cele mai mici la cele mai mari cercuri de oameni.

De aceea niciodată nu am recomandat o pagină de facebook unei persoane care nu-și folosește profilul de facebook în toată frumusețea sa. Înțeleg o pagină de facebook atunci când brandul tău personal - Deci vei dori să ai mai întâi un brand personal! - luptă cu brandul produsului vostru. Atunci discutăm, zic eu, de o posibilă pagină.

Cum adică ‘lupta’? Ei bine atunci când nu mai știi ce e important pentru tine - viața ta personală sau viața proiectului tău? - Atunci când profilul tău devine un promotor de activități, o mașinărie și nu un om, prieten sau partener. Nu te mai interesează ce fac ceilalți, te interesează să vadă toată lumea ceea ce faci tu. Atunci vei fi nevoit să faci o pagină de facebook și, pretty much, să angajezi pe cineva și... Uhm, grab a life!? 

De asemenea e bine să fi acolo unde se află și grupul tău țintă. Nu trebuie să fi peste tot decât dacă și grupul tău țintă se află peste tot. Fii acolo unde îți permite rețeaua ta să fi. Și în limita bunului simț. Cu postări inteligente și de bun gust!

Cândva a împărtășit Adrian Pica un ghid de utilizare optimă a facebook-ului. Să vedem dacă-l mai găsim…

Așa... Desigur, nu am să traduc minunea de text. Un organizator ar trebui să stăpânească limba Engleză!

1. SHARE three posts from someone else about stuff you are interested in. If it’s your friend’s kids, you’ll see more kid photos. If it’s tech/entrepreneurialism, you’ll see more of that.

2. Write five original posts about the same topic. You’ll see even more of that same topic on your feed. I remember when I wrote about the Napa earthquake. My feed, within 30 seconds, became nothing but earthquake news. Most of the time I write about tech news and post videos with entrepreneurs, so most of my feed is exactly that.

3. Turn off as much privacy as you are comfortable with. Especially let people follow you, instead of friend you. Then post some things to public. You’ll find your posts start getting an audience you never knew existed. Most of you are WAY too private. By the way, you can still post to just your family even after you turn on following. Each post has its own privacy.

4. Make sure your bio is up to date and public. Most people don’t make it easy to find them. You’ll find coworkers and friends start finding you.

5. PUT EVERYONE in either “close friends” or “acquaintance” lists. That makes your feed dramatically better (I’ve done this on dozens of people’s accounts and it always works).

6. Unfriend people who do not post to Facebook or engage with anyone else. You’ll find your posts start getting reach they never did before. Why? Facebook only releases your posts to a few people at first and watches what they do with it. If you have friends who never like, never share, never comment, and never post their own things, THEY HURT YOU.

7. Make sure you like, comment, and share other people’s items. That teaches Facebook what kinds of things you like to see in your feed.

8. Hide things you don’t want to see more of. For instance, I hide almost all selfies, things with quotes, things with memes, things that make me stupider. Funny, now Facebook is showing me far fewer of those things. (Each post has a “I don’t want to see this” item in the drop down on right side of each post, which is how you hide things from your feed. I use that every day on many posts and Facebook continues to get better because of that).

9. Unfollow people who are too noisy. Even your real life friends and family. If you put them in lists (you did follow #5 above, right) you can still see all their things by clicking on the list. But your main feed will get dramatically better.

10. Check your event page at least once a month. Make sure you decline things you aren’t going to and accept things that you will. That makes those events go viral and helps everyone’s calendar out.

11. Check ALL of your Facebook settings once per month and make sure they stay the same. Really important on mobile apps. I find if I delete the app and then reinstall it, all my settings go back to default. Understand each setting.

12. Turn on all security features like two-factor authentication. People who do that generally don’t get hacked. Don’t care? You will when you get hacked. Do the same for your email and other social services too.

13. Make sure you have at least 10 public posts if you are trying to make friends. Make sure those posts say something about you and your passions. If they are only selfies, don’t be shocked when people don’t accept your friend requests. (I won’t accept ANYONE as a friend if they don’t post at least some geeky/business items to public).

14. Don’t let people post to your profile without your approval. I find that people who do that usually have crappy content and it almost always is a flag.

15. Make at least 400 friends. People with fewer than that number of friends almost always are crappy at Facebook.

16. If you are going to friend someone with 5,000 friends you MUST have at least 50 common friends first. Why? They can’t add more friends and use this as a sort of social proof to make sure you aren’t a jerk (jerks generally don’t keep that many friends). If you are going to friend a normal person, then you better remind them how you know them and it helps to have at least five common friends first, so they know that you aren’t just a spammer.

17. Most content does NOT get to you. If you want to see more from specific people, VISIT THEIR PROFILES at least once a week and engage on their content. Or, even better, put them in a list and visit that list. Lists show all. Your main feed only shows you the most popular stuff from them (and that’s not really true, Facebook’s algorithms look at a variety of things to figure out what to show you). In general you are only seeing one out of 10 of my posts, if that. So you gotta visit my profile more often to make sure you get it all.

18. On Mobile, make sure Facebook’s app can know where you are. That not only makes features like Nearby Friends possible, but also makes your feed have a few items from your location.

19. Mostly post using Facebook’s native tools/apps/web site. Those who repost Twitter into here tend to be crappy at Facebook and engagement. Same with those who mostly use Buffer or other tools like Hootsuite.

20. Engage in your own comments, as well as those of others. For people like me I look for signs you will engage and not just post. Plus, it helps you learn from others and encourages them to comment, which helps get your posts more reach too.

21. You can reorganize the stuff on the left. I show how I do it in comments, but you on the web version of Facebook you can click little icons next to each item and reorganize them. I put lists up top so I can get to those fast.

22. Treat Facebook like a meal. You wouldn’t just serve me pasta with no sauce, right? So, if you only have a feed with your kids photos, that is like pasta with no sauce. You DO have interests other than your kids, right? Same for those who post only selfies. You only interested in yourself? Or those who post only animals. You only interested in animals? Or, those who only post memes. Really? That’s what you want to be known for? OK, but I don’t need to stay your friend, either. Make sure you make your friends smarter and show that you have a diverse set of interests.
— Robert Scoble

Dacă te lași pe mâna lui Robert S. și folosești facebook-ul conform sugestiilor de mai sus vei avea oameni care te vor citi și aprecia. Astfel vor avea de câștigat toate activitățile pe care le faci. Vei deveni un influencer în comunitatea în care activezi. Which is awesome!

Acum consider că știi tot ce trebuie pentru a organiza cu succes  evenimente locale de scară mică și medie.

Te simți pregătit acum, așa-i? Eu zic că da. Și de spui nu, atunci când? Mai ales când acum e momentul!

Fă valuri, nu mai sta. Fii fără filtre!